Administratorės (-iaus) darbas

Administratorės (-iaus) darbas – vertinantiems atsakomybę ir organizuotumą

Dauguma žmonių įsivaizduoja, kad administratoriaus darbas – tik nešioti kavą, atsiliepti į skambučius ir su šypsena pasitikti svečius. Tačiau šios pareigybės apima daug funkcijų, priklausomai nuo organizacijos dydžio, veiklos pobūdžio ir vadovo paskirtų darbų bei atsakomybių.

Įdarbinimo agentūra Simplika visuomet laukia ieškančių administratoriaus darbo:

• galbūt esate studentas (-ė) ir norite įgyti darbo patirties bei papildomų pajamų?;
• o gal asmuo, ieškantis naujų galimybių?

Siūlome jums galimybę išbandyti save trumpalaikiuose administraciniuose darbuose. Sudomino? Susisiekime.

Jei jums aktualus administratoriaus darbas Vilniuje arba Kaune, o gal kitame mieste, siųskite savo CV arba susisiekite su Simplika konsultantais.

Administratorės (-iaus) darbas ir pareigos. Ką reikėtų žinoti?

Jeigu svarstote apie galimybę rinktis administratoriaus profesiją, pirmiausia reikėtų susipažinti su pagrindinėmis pareigomis. Priklausomai nuo įmonės veiklos ir vadovo, šios funkcijos gali šiek tiek skirtis.

Administratorės (-iaus) darbas – komunikuoti su klientais, padėti vadovui planuoti darbus ir dienotvarkę, organizuoti susitikimus ir kitą veiklą, pasirūpinti kanceliarinėmis priemonėmis, tvarkyti dokumentus ir kt.   

Biuro administratoriaus pareigos ne visose įmonėse vienodos. Pagal atliekamą darbą galima skirstyti į šias pareigybes:

• administratorius;
• administratorius-apskaitininkas;
• referentas;  
• sekretorius;
• asistentas.

Administratorius dažniausiai:

• registruoja gautus laiškus ir dokumentus. Juos tvarko ir perduoda atsakingiems asmenims;
• rengia įmonės dokumentus ir atsako už jų tvarkymą;
• perduoda vadovo nurodymus kitiems darbuotojams ir prižiūri jų vykdymo eigą;
• informuoja vadovybę apie iškilusias problemas;
• komunikuoja su klientais ir įmonės partneriais, atsako į kylančius klausimus ir atstovauja įstaigos interesams;
• rūpinasi kanceliarinėmis ir kitomis darbo priemonėmis;
• ir kt.

Administratorius-apskaitininkas:

• vykdo aukščiau nurodytus administratoriaus darbus;
• išrašo ir priima sąskaitas faktūras, suveda duomenis į programą;
• kontroliuoja sandėlio (prekių) likučius;
• jeigu reikia, rengia transportavimo dokumentus;
• koordinuoja darbų saugą ir kt.

Referentas, kaip ir administratorius, atlieka tuos pačius darbus, tačiau dažniausiai padeda vadovybei:

• planuoti ir organizuoti komandiruotes (pasirūpina bilietais, apgyvendinimu ir t.t.);
• rengia susirinkimų protokolus, įsakymus, nutarimus ir kitus dokumentus.

Sekretorius taip pat atlieka minėtus administratoriaus darbus, tačiau jo veikla labiau susijusi su dokumentų rengimu ir forminimu. Jis turi būti įvaldęs greito spausdinimo technologiją.

Asistentas vykdo administratoriaus pareigas, tik dažniausiai asistuoja vienam įmonės padaliniui.

Administratoriaus pareiginiai nuostatai turėtų būti įforminti įmonės dokumentuose. Kiekvienoje įmonėje jie gali šiek tiek skirtis, nes prisidės papildomos pareigos. Dažniausiai, kuo daugiau veiklos ir įsipareigojimų, tuo didesnis atlyginimas.

Pavyzdžiui, administratoriaus pareigų nurodymo sąraše, dažniausiai galima rasti šiuos punktus:

1. valdyti įmonės skambučių srautus ir nukreipti reikiamiems asmenims;
2. perduoti vadovui gautą informaciją;
3. rengti vadovo dienotvarkę ir priminti apie svarbius susitikimus, darbus ir t. t..;
4. informuoti personalą apie susitikimus ir užtikrinti sklandžią jų eigą;
5. registruoti klientus, partnerius ir kitus lankytojus į susitikimus su vadovu ar personalu;
6. organizuoti ir valdyti įmonės vidaus komunikaciją;
7. rengti dokumentus pagal raštvedybos reikalavimus ir taisykles;
8. spausdinti ir kopijuoti dokumentus;
9. atsakingai naudotis įmonės antspaudu ir jį saugoti;
10. teikti tikslią ir teisingą informaciją klientams ir kitiems lankytojams;
11. operatyviai atsakinėti į skambučius ir teikti reikiamą informaciją;
12. registruoti gaunamus ir siunčiamus raštus;
13. sisteminti gaunamus dokumentus ir informaciją;
14. kontroliuoti, kad kiti darbuotojai laiku atliktų savo įsipareigojimus ir darbus;
15. padėti personalui rengti dokumentus;
16. saugoti dokumentus ir laiku juos archyvuoti;
17. rūpintis, kad:

• visuomet pakaktų kanceliarinių priemonių;
• kokybiškai veiktų biuro technika;
• įstaiga ir visų darbo vietos būtų tvarkingos;

1. laikantis etiketo, priimti svečius ir kitus lankytojus;
2. elgesys ir išvaizda turi atitikti darbo bei etiketo reikalavimus.

Jeigu pareigos apims ir apskaitininko veiklą, tuomet prie šių punktų prisidėtų buhalterinių dokumentų rengimas, registravimas ir koordinavimas. Kaip matome, biuro administratorius atsakingas už sklandžią įmonės veiklą.

Tad nesvarbu, kur siūlomas administratoriaus darbas Vilniuje ar Kaune, pareigybės bus labai panašios. Žinoma, jeigu tai bus laikinas darbas, pareigų ir atsakomybių sąrašas gali būti trumpesnis.

Kokie reikalavimai dažniausiai keliami administratorėms (-iams)?

Priklausomai nuo minėtų papildomų administratoriaus pareigų, kiekvieno darbdavio reikalavimai gali šiek tiek skirtis,

Tačiau galima išskirti šiuos pagrindinius:

• geras raštvedybos išmanymas ir atitinkami įgūdžiai;
• puikus darbas kompiuteriu;
• užsienio kalbos (dažniausiai anglų ir rusų);
•  nepriekaištingi bendravimo įgūdžiai;
• organizaciniai ir planavimo gebėjimai;
• atsakingumas, kruopštumas, punktualumas.

Dažnai sakoma, kad administratorė (-ius) yra tarsi įmonės „vizitinė kortelė“, todėl tikimasi nepriekaištingos išvaizdos, itin gerų manierų ir puikių komunikacijų bei stresinių situacijų valdymo gebėjimų. Juk administratoriaus darbas turi reprezentuoti pačią įmonę.

Tačiau šių reikalavimų nereikėtų sieti su asmens išorės bruožais ir savybėmis. Administratorius tiesiog turi atitikti šiai pareigybei keliamus aprangos, tvarkos ir išvaizdos reikalavimus.

Kokių asmeninių savybių ir gebėjimų tikisi darbdavys?

Kuo didesnė įmonė, tuo aukštesnės kvalifikacijos turėtų būti administratorius. Mažesnės įmonės mielai priima ir paskutinių kursų studentus ar ilgametės patirties neturinčius kandidatus.

Tačiau dauguma darbdavių tikisi, kad administratorius:

•  geba sklandžiai ir efektyviai komunikuoti;
• santūrus, valdo emocijas ir elgiasi pagal Etikos kodeksą;
• išsiskiria organizaciniais ir planavimo įgūdžiais;
•  moka bendrauti su konfliktiškais asmenimis;
• atidus, geranoriškas, taktiškas, lojalus, pareigingas;
• supranta konfidencialumo svarbą;
• paslaugus ir padeda kolegoms, net jei tai nesusiję su jo pareigomis.

Šį sąrašą galima būtų tęsti ir koreguoti pagal vadovo požiūrį, tačiau pats svarbiausias dalykas iš kurio tikisi kiekvienas darbdavys, kad jūs vertinsite ir mylėsite savo darbą. Tuomet natūraliai atsiskleis jūsų savybės, talentai, kūrybiškumas ir kiti įgūdžiai. Jeigu jums pritrūks žinių ar savybių, jūs mielai patobulėsite vardan savo darbo.

Administratoriaus darbas nebus sudėtingas, jei būsite tinkamai nusiteikę ir pasirengę. Tikimės, kad pateikta informacija suteikė daugiau aiškumo ir nedvejodami atsiųsite Simplika konsultantams savo CV.

Jei kyla papildomų klausimų – susisiekite ir mielai atsakysime.