Motyvacinis laiškas: pavyzdžiai ir struktūra

Kas yra motyvacinis laiškas?

Motyvacinis laiškas yra nedidelės apimties (dažniausiai <1 A4 puslapio) aprašymas, kuriame jūs ar bet kuris kitas žmogus aprašo save ir stengiasi įrodyti, kodėl ji arba jis yra tinkamiausia(-s) kandidatė(-as) pozicijai užimti. Paprasčiau sakant – motyvaciniame laiške reikia parduoti save ir įtikinti darbdavį, universitetą ar organizaciją, kad pasirinktų būtent jus!

Tai dokumentas, kurio kokybė ir išsamumas gali labai sudominti darbdavį. Jeigu pateikiate stiprų motyvacinį laišką, darbdavio ar organizacijos akyse jūsų vertė labai pakyla. Įsimintinas motyvacinis laiškas gali net kompensuoti patirties ar įgytų kompetencijų stoką. Tiesa ta, kad nemaža dalis darbdavių ar organizacijų į motyvacinį laišką kreipia net didesnį dėmesį nei į CV. Kadangi dabar verslai nori ambicingų ir motyvuotų darbuotojų, o universitetai – išskirtinių studentų, jiems labai svarbu, ką žmogus gali apie save papasakoti, kaip jis save pristato ir kokius tikslus turi. Motyvacinis laiškas darbdaviui leidžia lengviau spręsti ar jūs turite suderinamas vizijas ir tikslus.

Motyvacinis laiškas turi būti unikalus. Nebijokite pristatyti save taip, kaip patys norėtumėte. Svarbu išlaikyti objektyvų ir profesionalų požiūrį į savo pasiekimus, tačiau nebijokite save pateikti iš geriausios pusės.

Daug kas negaili ir investuoja į konsultacijas, kurių metu karjeros specialistai konsultuoja ir taip parašomas stipriausias motyvacinis laiškas.

Mes suprantame tokios paslaugos naudą, todėl šiame gide pateiksime patarimus, kaip rašyti motyvacinį laišką, parodysime pavyzdinę motyvacinio laiško struktūrą ir tikslaus motyvacinio laiško pavyzdį. Taip pat pristatysime motyvacinio laiško rašymą tuomet, kai neturite darbo patirties!

Kaip rašyti motyvacinį laišką?

Jeigu kyla klausimas – „Kaip rašyti motyvacinį laišką?“, tai atsakymas į jį bus labai paprastas – nėra vieno geriausio formato. Motyvacinis laiškas atspindi kiekvieno iš jūsų savybes ir geriausias puses. Tačiau tuo pačiu reikia paminėti, kad kiekvienas žmogus, vadovaudamasis esminiais principais bei bendrai priimtomis taisyklėmis gali parašyti unikalų ir puikų motyvacinį laišką, su kuriuo pakels savo vertę darbdavio ar atrankos specialistų akyse.

Kiekvienas žmogus yra skirtingas, todėl ir kiekvieno motyvacinis laiškas darbdaviui bus skirtingas. Taip pat gali skirtis ir pačio rašymo eiga. Tačiau mes jums pateiksime ne vieną praktišką patarimą, kaip formatuoti dokumentą, dėlioti tekstą ir ką po ko rašyti, kad pasiektumėte didžiausią naudą. Taip pat pabrėšime dalykus, kurių reikėtų vengti ir kokias klaidas dažniausiai daro žmonės, rašantys savo motyvacinius laiškus.

Esminiai dalykai

Pradėkime nuo esminių taisyklių. Motyvacinis laiškas turi būti parašytas gramatiškai taisyklinga lietuvių kalba. Nors vaizdingų išsireiškimų galima nevengti, tačiau svarbu neperspausti. Kitu atveju kyla rizika, kad tie išsireiškimai nepatiks skaitančiam žmogui ir užgoš tikrai svarbias mintis, kompetencijas. Nebent kandidatuojate į rašytojo ar labai didelio kūrybiškumo reikalaujančias pozicijas, prioritetą teikite kiek nuosaikesniam stiliui.

Pasirinkite šabloną. Informacijos išdėstymas turėtų būti vizualiai patrauklus, tačiau nebūtina kurti šedevro. Tiek Word programa, tiek įvairūs interneto puslapiai yra pilni šablonų, kuriuos galite panaudoti. Tačiau paprastai galite suformatuoti dokumentą taip, kad viršuje būtų jūsų: vardas, pavardė ir dokumento pavadinimas (motyvacinis laiškas ... pareigoms).  

Negaiškite per daug laiko idealaus šrifto paieškai. Jeigu neturite personalizuoto šablono, kurį jums kūrė personalo atrankos ar karjeros specialistai, naudokite tradicinius, biuro (office) šriftus. Jie yra:

• Times New Roman;
• Calibri;
• Arial;
• Verdana;
• Courier New.

Šrifto dydis – 11 arba 12. Nedidinkite ar nemažinkite teksto, kitaip laiškas atrodys keistai. Šriftas turėtų būti juodos spalvos.

Tik jūsų kontaktinė informacija ar antraštės gali būti pateikti mėlyna spalva ir didesniu šriftu.

Jeigu motyvacinis laiškas bus parašytas su labai įmantriu šriftu, dokumentą nusiuntus elektroniniu paštu, formatas gali išsikraipyti, nes gavėjo kompiuteryje tas šriftas nebus įdiegtas. Gmail, Microsoft Outlook, Microsoft Word ir kitos teksto apdorojimo programos bei elektroninio pašto sistemos visuomet pažins mūsų aukščiau išvardintus šriftus ir tada dokumentas išlieka estetiškai tvarkingas, toks, kokį sukūrėte. Jeigu jau turite unikalų šabloną, saugokite jį PDF formatu užuot pasirinkę Word failą, kad vėliau neišsikraipytų.

Visas laiškas turėtų tilpti į vieną A4 formato puslapį. Galite sumažinti paraštes ir atitraukimus nuo krašto, kad sutilptų daugiau teksto, tačiau palikite bent ~1,5 cm nuo krašto. Kitu atveju motyvacinis laiškas tampa nepatogus skaityti. Turinio kiekis – iki 500/600 žodžių. Įprastai optimali motyvacinio laiško apimtis yra 300-500 žodžių, bet tai labai priklauso ir nuo pozicijos, į kurią kandidatuojate. Rašydami, tekstą išskirstykite į tris dalis: įžangą, dėstymą ir išvadas.

Kai kada, universitetai ar savitus atrankos metodus turintys darbdaviai gali paprašyti parašyti viską apie save vos trimis sakiniais arba priešingai, prašys motyvaciniame laiške įterpti kokią nors įdomią istoriją iš savo gyvenimo. Natūralu, kad apimtis tuomet prailgsta.

Visgi dažniausiai galima vadovautis tuo, kad motyvaciniame laiške nereikia išsiplėsti.

Svarbiausios rekomendacijos rašant motyvacinį laišką:

• Apimtis – įprastai nuo 300 iki 500 ž.
• Formatas – patikimas šablonas iš interneto arba įprasto straipsnio formatas su įžanga, dėstymu ir išvada. Alternatyviai galima viską skirstyti į atskiras pastraipas, kurias sudaro 5-6 sakiniai.
• Šriftas – vienas iš office pasirinkimų (pvz., Times New Roman, Arial, Calibri...), 10-12 dydžio.
• Spalvos – tekstas – juodas, o antraštės arba svarbiausia kontaktinė informacija gali būti ir tamsiai mėlyna
• Tonas – neutralus, šiek tiek pozityvus, užtikrintas.

Ko vengti ir kokių klaidų nedaryti?

Štai sąrašas tų klaidų, kurios daromos dažniausiai, kuomet rašomas motyvacinis laiškas:

1. Gramatinės klaidos – nors atrodo savaime suprantama, kad klaidų, svarbiame dokumente, neturėtų būti, tačiau žmonės vis tiek jų pridaro ir praleidžia jas pro akis. Jeigu tekstas neatrodys profesionalus ir, jeigu jame bus daug klaidų, labai smarkiai sumažėja tikimybė būti pakviestam(-ai) į perspektyvų darbo pokalbį. Pasinaudokite rašybos klaidų tikrinimo funkcija Microsoft Word arba įsigykite teksto redagavimo paslaugą iš specialistų. Ji daug nekainuoja.
2. Melas – yra labai aiški riba tarp pozityvaus informacijos pateikimo ir melo. Gražiai informaciją pateikti galima naudojant tokius terminus kaip: „bene geriausias“, „vienas iš produktyviausių“, „tarp sėkmingiausių“. Bet jokiu būdu nereikėtų meluoti apie savo kompetencijas. Jeigu būsite pakviesti ir reikės pademonstruoti tas kompetencijas, dėl kurių melavote, prarasite pasitikėjimą ir tikriausiai neteksite galimybės patekti į kitą atrankos etapą.
3. Visiems siunčiamas vienodas šablonas – dėl to, kad siunčiate vienodą šabloną, gali kilti daugybė kuriozinių ir nesėkmingų situacijų. Dažnai dėl to, kad siunčia šabloną, žmonės pamiršta pakeisti adresatą arba pamini ne tos įmonės pavadinimą, dėsto mintis apie visiškai neaktualias darbui asmenines savybes ar profesines kompetencijas, nes paprasčiausiai nepakeitė šablono.
4. Buvimas pernelyg kukliu(-ia) – dabartiniai darbdaviai bene labiausiai vertina ambicingumą. Jie ieško motyvuotų, net šiek tiek užsispyrusių ir aukštus tikslus sau bei kolektyvui keliančių žmonių. Taip pat elgiasi ir aukštosios mokyklos. Nesikuklinkite ir aprašykite savo pasiekimus.
5. Buvimas pernelyg pasitikinčiu(-ia) – jeigu pernelyg aukštinsite savo gebėjimus ir neparodysite noro prisidėti prie įmonės tikslų įgyvendinimo, tuomet neatrodys, kad būtumėte tinkamas kolektyvo narys. Egocentriški ar kolektyve dirbti nepasiryžę žmonės turi labai mažus šansus sudominti savo kandidatūra. Leiskite skaitytojui savaip suprasti, kuo jūs naudingi ir kaip galite pasitarnauti organizacijai. Tegu faktai kalba patys už save.
6. Pasiteisinimai ir aprašomos neigiamos patirtys – karjeros specialistai pataria visą dėmesį sutelkti į „čia ir dabar“. Neakcentuokite praeities nesėkmių, nedetalizuokite, kodėl keitėte darbovietės, neaiškinkite atleidimo priežasčių, nepasakokite konfliktų su viršininkais. Tokia informacija iš karto priverčia skaitytoją sunerimti. Tai nėra tos savybės, kurias norite pristatyti.

Motyvacinio laiško struktūra

Motyvacinį laišką dažniausiai rekomenduojama rašyti vienu iš dviejų variantų. Apžvelkime kiekvieną iš jų.

Pirmasis variantas– trijų pastraipų struktūra

Tokiu būdu rašomas motyvacinis laiškas tampa truputėlį panašus į esė ar rašinį. Tokia struktūra yra nesunkiai pritaikoma bet kokio tipo rašto darbui, įskaitant ir motyvacinį laišką. Trijų pastraipų motyvacinis laiškas susidės iš įžangos, pagrindinio dėstymo ir galutinių išvadų.

Šį būdą geriausia naudoti tuomet, kai norite daugiau papasakoti ir nebūtinai norite motyvacinį laišką užpildyti faktine informacija. Ką rašyti kiekvienoje pastraipoje?

• Įžanga – įžangoje prisistatykite, papasakokite apie save svarbiausius faktus. Parašykite, į kokią poziciją kandidatuojate, kokios yra pagrindinės to motyvacijos ir kodėl būtent ši pozicija jus sudomino. Tiesa, įžangą gali sudaryti ir du paragrafai, tačiau tuomet tikrai turite turėti papasakoti kažką įdomaus apie savo motyvaciją ir kelią link kandidatūros. Kitu atveju pakaks ir trumpos įžangos, kurią sudaro vos keli sakiniai.
• Pagrindinis dėstymas – šioje motyvacinio laiško dalyje galite išreikšti savo asmenybę ir pristatyti idėjas, vertybes bei pasiekimus. Nors pristatote ir savo asmenines savybes, tačiau vis tiek reikėtų nenukrypti nuo pagrindinės minties ir informaciją pateikti per prizmę, kaip jūs atnešate naudą į šią organizaciją. Kai įmanoma, įterpkite faktą apie savo pasiekimus.
• Galutinės išvados – šiame paragrafe galite padaryti išvadas ir trumpai apibendrinti visą jūsų rašytą laišką. Galima paminėti savo ateities planus, kad parodytumėte savo įvairiapusiškumą bei motyvaciją siekti tikslų. Padėkoti skaitytojui – gero tono reikalas. Pačioje pabaigoje pasirašykite.

Antrasis variantas – 5-7 paragrafai

Šis variantas labiau tinka tiems žmonėms, kurie jau yra sukaupę daugiau akademinės ar darbo patirties, arba savo kandidatūroje nori išskirti tam tikrus faktus. Tuomet dėstymo pastraipą galima išskaidyti į mažesnes 3-4 dalis, kad geriau sugrupuotumėte darbo ar kitą patirtį. Taip laiško turinys turės geresnę tėkmę, bus skaitomesnis. Tačiau šis šablonas geriau tinka tada, kai nenorite praleisti jokių faktų ir išlaikyti kiek formalesnį toną.

Vienintelis skirtumas tarp pirmojo ir antrojo būdo yra tas, kad rašydami antruoju būdu, dėstymo dalyje, pradėkite vis naują pastraipą po 4-6 sakinių arba tuomet, kai pereinate nuo vienos minties, prie kitos.

Motyvacinio laiško pavyzdys

Dabar pateiksime jums motyvacinio laiško pavyzdį. Pakreiptu ir paryškintu šriftu įrašysime kintamą informaciją, kurią galite koreguoti pagal tai, kokiai organizacijai ar institucijai siunčiate motyvacinį laišką.

Svarbiausios detalės

Tai motyvacinis laiškas darbdaviui. Nepamirškite, kad jie, ko gero, jūsų asmeniškai nepažįsta, todėl motyvacinis laiškas turėtų akcentuoti jūsų potencialią naudą organizacijai ir pateikti jus iš geriausios pusės. Motyvaciniu laišku reikia parodyti, kad jūsų įdarbinimas būtų naudingiausias darbdaviui, o taip pat, kad teiks naudą ir jums, kaip specialistui, asmenybei. Todėl asmeniniai tikslai ir motyvacijos, kuriuos aprašote laiške geriausia, kai sutampa su įmonės vertybėmis.

Dar vienas patarimas - savo motyvacinį laišką patikrinkite bent du ar tris kartus. Vieną kartą tai padarykite iš karto po to, kai parašote, o antrą – po kelių valandų ar net kitą rytą. Taip į struktūrą bei kitus niuansus pažvelgsite šviežiomis akimis ir galėsite pakoreguoti trūkumus, kurie nebūtinai matomi iš karto.

Galiausiai pro akis nepraleiskite to, kad laiške neturėtų jaustis spaudimas priimti jus į darbą. Mėginkite viską parašyti taip, kad darbdaviui jaustųsi didelė nauda jus pasamdžius.

Ką rašyti motyvaciniame laiške neturint darbo patirties?

Be abejonės, rašyti motyvacinį laišką neturint darbo patirties yra daug didesnis iššūkis. Tačiau tai nėra padėtis be išeities ir visuomet galima rasti sprendimą, kaip net neturint patirties parašyti gerą motyvacinį laišką. Motyvacinis laiškas be patirties iš tiesų yra labai dažnas reiškinys. Į pirmą savo darbovietę kandidatuojantis asmuo irgi gali būti verčiausias tos pozicijos. Svarbiausia – pateikimas. Struktūra ir kitos esminės detalės dėl to nekinta.

Rašant motyvacinį laišką be darbo patirties reikėtų akcentuoti asmenines savybes ir kitus, neprofesinius įgūdžius bei patirtis, įgytas užklasinėje veikloje ar būnant savanoriais. Taip pat daugiau dėmesio skirkite ir savo norui tobulėti ir siekiui kuo greičiau įgauti kuo daugiau darbinės patirties. Rašykite tokius dalykus, kaip: „noriu mokytis“, „esu imlus naujai informacijai“, „siekiu įgyti daugiau žinių iš labiau patyrusių kolegų“ ir panašiai.

Štai dar keli patarimai, kuriais vadovaujantis parašytas motyvacinis laiškas be patirties suteiks didžiausius šansus:

• Itin atidžiai apžiūrėkite darbo skelbimą ir įmonės internetiniame puslapyje bei socialinių tinklų paskyrose suraskite visą, potencialiai naudingą informaciją apie jų tikslus, viziją, misiją ir raskite sąlyčio taškų su jūsų pačių tikslais ir savybėmis;
• savo patirties stokos per daug neminėkite ir geriau rašykite apie didesnę, nei kitų motyvaciją, siekį įrodyti savo gebėjimus;
• mažiau kalbėkite apie ambicijas bei savo turimas žinias. Tiesiog parodykite, kad darbo norite labiausiai iš visų ir ilguoju laikotarpiu jūsų samdymas duos didžiausią naudą darbdaviui.